Dziś długo wyczekiwany odcinek podcastu o tym, jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką. Opowiem o zatrudnieniu osoby do zdalnego wsparcia i o delegowaniu zadań. Są tu informacje przydatne zarówno dla osób, które myślą o powiększeniu zespołu, ale także dla wirtualnych asystentek, które mogą zobaczyć, jak wygląda cały proces z drugiej strony.

Z nagraniem tego odcinka czekałam jakiś czas, żeby móc nie tylko przedstawić, jak przebiegała sama rekrutacja, ale też podzielić się moimi wnioskami na temat współpracy w zdalnym zespole.

Usłyszycie o różnych etapach rekrutacji, kolejno omawiam: 

  • dlaczego zdecydowałam się szukać asystentki, 
  • jakie miałam obawy,
  • w jaki sposób szukałam zadań, które mogę delegować,
  • jak wyglądał proces rekrutacji i moje zasady,
  • jak przebiega współpraca.
Jak ZACZąCI WSPÓŁPRACę Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ

DECYZJA O PODJĘCIU WSPÓŁPRACY Z ASYSTENTKĄ  

Od założenia mojej firmy nie minęło jeszcze 6 miesięcy (o pierwszym półroczu mojej działalności we własnym biznesie przeczytasz tutaj). Nie spodziewałam się, że tak szybko będę myślała o szukaniu wsparcia dla Kompasu Marki. Wstępnym założeniem było, że poza tradycyjnymi zleceniami będę rozwijać własną markę. W rzeczywistości okazało się, że cały mój czas poświęcony był na realizację projektów dla klientów, a na inne sprawy nie zostawało już przestrzeni.  

Oczywiście cieszyłam się z tego, ale plany spisane w programach do zarządzania projektami leżały i się kurzyły. Frustrowało mnie to strasznie! Miałam przez to, poczucie, że stoję w miejscu. 

MOJE OBAWY ZWIĄZANE Z SZUKANIEM ASYSTENTKI

Dodatkowo było we mnie dwa przekonania. Pierwsze było takie, że nikt nie zrobi moich zadań tak dobrze, jak ja sama. A drugie to brak czasu na wdrożenie kogoś w moje obowiązki. Myślę, że tego typu obiekcje ma wiele osób mierzących się z tym tematem.

Poruszałam te kwestie na moim mastermindzie z Asią, która mnie przekonywała, że nic się nie zmieni, jeśli nie zacznę czegoś robić w tym kierunku.

W pewnym momencie, dzięki tym rozmowom dojrzałam do tego, żeby poszukać jednak kogoś do współpracy. Uznałam, że jeżeli nic z tego nie wyjdzie, to nic się przecież nie stanie. Tu wyprzedzę trochę fakty i powiem Wam od razu, że była to świetna decyzja, a mój biznes nareszcie idzie w tym kierunku, w jakim założyłam na początku, to znaczy nareszcie działam też dla rozwoju własnej marki.

STWORZENIE LISTY ZADAŃ DO DELEGOWANIA 

Podjęcie decyzji o rozpoczęciu współpracy z asystentką zrodziło nowy problem: jakie zadania mogę jej delegować? Rozwiązaniem okazało się spisanie wszystkich zadań, które wykonuje. Lista była potężna, dlatego wybrałam jedną dziedzinę, na której chcę się skupić w tym momencie, czyli rozwój Kompasu Marki. 

Zależało mi, żeby mieć kogoś, kto zajmie się obsługą tego, co ja tworzę np. opublikowaniem tego podcastu, który dzisiaj nagrywam. Samo nagranie podcastu nie zajmuje tyle czasu, co przygotowanie opisu, i jego publikacja. To dotyczy też innych treści, które przygotowuję. 

PROCES REKRUTACJI I ZASADY, KTÓRE PRZYJĘŁAM 

Do procesu rekrutacji chciałam się jak najlepiej przygotować, dlatego wróciłam do podcastów na temat delegowania zadań i szukania zdalnej asystentki, które już kiedyś słuchałam. Mam na myśli podcast Marka Jankowskiego z Mała Wielka Firma  i Oli Budzyńskiej –  Pani Swojego Czasu

OGŁOSZENIE

Moje ogłoszenie składało się z kilku sekcji, opisałam m.in.: czym się zajmuję, z jakimi ludźmi lubię pracować, oraz jakie zadania chcę zlecać wirtualnej asystentce. Podałam również  zasady rekrutacji i korzyści ze współpracy ze mną. Całą treść ogłoszenia przeczytasz tutaj.

Warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji było wypełnienie ankiety, do której link zamieszczony był w ogłoszeniu. Nie było możliwości zgłoszenia w inny sposób (nie chciałam być zalana mailami i messengerem). Niestety nie wszyscy się do tego zastosowali…

Ogłoszenie zawierało również terminy obowiązujące w rekrutacji i jej etapy. Na koniec zobowiązałam się, że odpowiem na wszystkie zgłoszenia. Okazało się to dużym wyzwaniem, ponieważ dostałam 105 odpowiedzi na ankietę! Liczba ta całkiem mnie zaszokowała, ale z obietnicy się wywiązałam.

ANKIETA

Ankietę sporządziłam na podstawie tego, co było w ogłoszeniu. Chciałam, żeby zweryfikowała ona nie tylko wymagania, które mam wobec wirtualnej asystentki, ale również jej podejście do pracy. 

Ankieta składała się z 18 pytań. Pierwsze dotyczyły imienia, nazwiska, strony internetowej, profilów w mediach społecznościowych oraz możliwość wystawiania faktur. Następne pytania dotyczyły doświadczenia wirtualnej asystentki, tego, czym najbardziej lubi się zajmować, w jakich godzinach pracuje. Całą ankietę zobaczysz tutaj

Pytania, które były dla mnie najważniejsze to: “Co jest dla Ciebie ważne podczas współpracy? Jakie zasady są dla Ciebie ważne?” oraz “Jakimi zadaniami jako WA najbardziej lubisz się zajmować?” Dzięki tym pytaniom osoby się wyróżniały i mogłam poczuć, że dzielę z daną osobą podobne wartości. 

W pytaniach dotyczących umiejętności zastosowałam metodę skalowania, np. “Na ile w skali 1-10 oceniasz swoją znajomość Goggle Drive, co dało tę liczbę?” Pytałam w ten sposób również o WordPressa, Facebooka i Canvę.

Myślałam, że taka ankieta pozwoli mi wybrać osobę, z którą będę pracować, jednak z powodu ilości zgłoszeń nie byłam w stanie sprawiedliwie i obiektywnie wytypować tylko jednej. Dlatego zdecydowałam się na dodanie jeszcze jednego etapu rekrutacji Było to zadanie rekrutacyjne, które wysłałam do 13 osób. 

ANKIETA DO WYBORU WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

WYBÓR ODPOWIEDNIEJ OSOBY 

Prawie połowę zgłoszeń wyeliminowałam na wstępie, bo nie spełniała warunków, na jakich mi zależało (np. możliwość wystawiania faktury lub inny profil działalności). Nie szukałam osoby, która zajmuje się tym samym co ja. Zależało mi na osobie, która będzie chciała wypełniać umowy, wystawiać faktury, publikować treści, a nie je tworzyć.

Dalej wybór już stawał się coraz trudniejszy. Przeglądałam wydrukowane ankiety i dzieliłam je na te, które mi najbardziej odpowiadały. Ankiety nieestetyczne i zawierające błędy nie przechodziły dalej. 

ZADANIE

Polegało ono na researchu i stworzeniu tabeli w arkuszach Google, która miała być odpowiednio udostępniona i sformatowana. Miało to zweryfikować umiejętność obsługi Google Drive’a, bo to narzędzie, z którego bardzo dużo korzystam. Zależało mi, żeby to narzędzie moja asystentka znała dobrze, bo jest to podstawa naszej współpracy. Dzięki temu zadaniu udało mi się wyłonić osoby, z którymi potem mogłam porozmawiać.

Do 13 osób wybranych przeze  mnie napisałam maila, czy zgadzają się na dodatkowy etap polegający na przygotowaniu zadania rekrutacyjnego. Wszystkie zapytane osoby potwierdziły chęć wykonania zadania i to, że rozumieją, dlaczego jest ono potrzebne. Zadanie dostępne jest tutaj

Dzięki zadaniu rekrutacyjnemu czułam, że wybieram sprawiedliwie. Połowa zadań była wykonana poprawnie technicznie, z drugą częścią było coś nie tak (np. przekroczony termin wysłania, czy złe udostępnienie).

ROZMOWA

Ze wszystkich poprawnych odpowiedzi wybrałam 3 osoby do dalszego etapu. Wszystkim pozostałym osobom odpisałam, tak jak założyłam na początku.

Rozmowy przebiegały bardzo miło, wszystkie trzy dziewczyny były cudowne, Wybrałam tą, z którą lepiej się rozumiałam, a jednocześnie czułam, że współpraca opiera się na wrunkach business to buisness, a nie pracodawca – pracownik.

jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

DOTYCHCZASOWA WSPÓŁPRACA Z ELĄ

Po dokonaniu wyboru zeszło ze mnie całe ciśnienie i byłam szczęśliwa, że mam kogoś z kim będę pracować. Dostałam od Eli jej umowę i dokumenty związane z RODO i polityką udostępniania danych i zaczęłyśmy działać!

Na początku miałam bardzo dużo wymagających zleceń i brakowało mi czasu i przestrzeni, żeby przygotowywać dla Eli treści. Jednak fakt, że zobowiązałam się do przesłania konkretnych materiałów, bardzo mnie motywował.

Pod koniec września opublikowałyśmy podcast i pierwsze porady techniczne, dużo też zaczęło się dziać na mediach społecznościowych. 

Mam nadzieję, że ta współpraca będzie przebiegać nadal w tak pozytywnych emocjach, bo jest to motor napędowy do tego, co robię. Sama nie wykonałabym jednej trzeciej tego, co teraz się dzieje i co planujemy. Mogę sobie zaplanować różne zadania, wiedząc, że mam wsparcie drugiej osoby.

Wszystkim, którzy się wahają, czy szukać sobie dodatkowych rąk do pracy, polecam spróbować. Jakość biznesu wskakuje wtedy o 3 poziomy wyżej. Odpada też presja, że wszystko trzeba zrobić samemu. Dla mnie współpraca z wirtualną asystentką była dobrą decyzją. Jeżeli się to zmieni zrobię update odcinka : ) .

Myślę, że kolejne odcinki będą o tym, jak pracować w zdalnym zespole – mam doświadczenie zarówno jako osoba, która zleca, jak i ta, która wykonuje zadania. Mogę więc na to spojrzeć z różnych perspektyw.

A jeśli macie swoje przemyślenia odnośnie do rekrutacji lub zdalnej współpracy, to proszę o komentarze lub wiadomości na marta@kompasmarki.pl .

Pozdrawiam serdecznie! 

Marta

Zostaw komentarz