Dlaczego wybrałam ten temat?
Postanowiłam pokazać od strony rekruterki, jak wygląda proces wyboru oferty wirtualnej asysty.
Regularnie obserwuję grupy dla WA z ofertami pracy. Z sukcesem przeprowadziłam już kilka rekrutacji, aby wybrać dwie Wirtualne Asystentki, z którymi wspaniale mi się teraz współpracuje.
W tym wpisie podzielę się spostrzeżeniami, które mogą być przydatne dla WA podczas rekrutacji i pomogą zweryfikować czy ich oferta wyróżni się wśród konkurencji oraz przyciągnie klienta.
Proces wyboru oferty od strony rekruterki
1) Ankieta
Najpierw opowiem o moich doświadczeniach z rekrutacji WA, na które zawsze był duży odzew (ponad 100 odpowiedzi w każdej rekrutacji). Uświadomiło mi to, jak ogromna jest konkurencja na rynku Wirtualnej Asysty.
Na początku rekrutacji prosiłam o wypełnienie ankiety. Z setki zgłoszeń połowę odrzuciłam, ponieważ nie odpowiadała na moje wymagania, albo była nie na temat.
Moja rada. Dokładnie czytaj ogłoszenia. Nie marnuj swojego cennego czasu na wypełnianie ankiety i rekrutera na jej czytanie, jeśli nie spełniasz wymagań. Podstawowym błędem w pisaniu oferty jest to, że nie odpowiada potrzebom rekrutera. Warto poświęcić chwilę i się nad nimi poważnie zastanowić.
Zawsze można poszukać innego klienta, który potrzebuje akurat Twoich umiejętności, zamiast wysyłać ślepo ofertę i liczyć, że może się uda.
Finalnie ze 100 ankiet wybrałam 10 osób.
2) Na jakiej podstawie odrzuciłam 90 osób?
Odpowiedzi rzetelne i na temat
Odrzucałam osoby, które, mimo że spełniały podstawowe wymagania, to odpowiadały bardzo krótko na pytania, więc nic z tych odpowiedzi nie wynikało.
Wypełnienie ankiety jest rodzajem oferty i reklamy dla WA. Dzięki ankiecie można wpasować swoje treści w potrzeby klienta. Rzetelne i rozwinięte odpowiedzi na pytania, z których coś ciekawego i konkretnego wynika, są atrakcyjne dla rekrutera.
Jeśli ktoś pyta, czy masz doświadczenie w pisaniu tekstów sprzedażowych, a Ty piszesz jedynie, że „umiesz pisać treści sprzedażowe”, to niestety taka odpowiedź nie jest przekonująca.
Opisz doświadczenie, pokaż, jak piszesz treści sprzedażowe, przekonaj osobę po drugiej stronie, że się jej przydasz!
Szkoda Ci czasu na rozpisywanie się w ankietach? Uważam, że lepiej jest odpowiedzieć na mniejszą liczbę ogłoszeń, ale przemyśleć odpowiedzi i przyłożyć się do zrobienia oferty/ wypełnienia ankiety, która wyróżni się wśród innych, niż wysyłać dużo gdzie popadnie i liczyć na łut szczęścia.
Brak błędów i ładny język
Osoby, które zrobiły błędy ortograficzne i stylistyczne, miały brzydki styl pisania, nie przeszły do kolejnego etapu rekrutacji.
Mam wrażenie, że tu znów niektóre WA stawiają na ilość, a nie na jakość, na przykład wypełniając ankiety w pośpiechu, bo mają ich zbyt wiele. Nie czytają dokładnie pytań i nie sprawdzają, czy odpowiedzi mają błędy: stylistyczne, interpunkcyjne, ortograficzne, w linkach itd.
Pokazanie swojej eksperckości
Pokazanie swojej eksperckości zwraca uwagę rekrutera i pomaga się wybić ofercie.
Pokaż swoje doświadczenie. Pochwal się, że jesteś ekspertem. Piszesz językiem zrozumiałym i dodaj społeczny dowód słuszności na potwierdzenie kwalifikacji.
Przykład: Pracuję na Wodpressie i wykonałam w swoim życiu 15 stron internetowych. Ważny jest dla mnie UX na stronie, ponieważ… Posiadam rekomendacje od X klientów.
Miejsce w sieci danego kandydata
Rekruterzy przeglądają miejsca w sieci kandydatów. Warto sobie zdawać z tego sprawę i dopracować swoją stronę internetową, profile w social mediach etc.
Rekruterzy sprawdzają, czy strona jest estetyczna, czy nie ma na niej błędów, czy jest spójna, czy treści w mediach społecznościowych odpowiadają ich wartościom. Zrób sobie audyt własnych miejsc w sieci i spójrz, co możesz poprawić, aby przyciągnąć klienta.
3) Co przygotowałam dla wybranych 10 osób?
Wybranym dziesięciu osobom przesyłałam zadanie rekrutacyjne do wykonania, za które zaoferowałam wynagrodzenie. Uważam, że to uczciwe podejście, ponieważ należy szanować cudzy czas.
Na tym etapie również zaobserwowałam, że niektórzy nie czytają poleceń ze zrozumieniem, a jest to bardzo pożądana przez rekrutera umiejętność.
Błędy, które zostały przeze mnie zauważone głównie, wynikały z tego, że polecenie nie zostało dobrze przeczytane i zrozumiane.
Trzeba zdawać sobie sprawę, że rekruterzy specjalnie formułują polecenia w podchwytliwy sposób, aby sprawdzić, czy dana osoba przeczytała je ze zrozumieniem. Jeśli masz wątpliwości, nie rozumiesz polecenia – skontaktuj się z rekruterem i pytaj!
Rozmowa rekrutacyjna
Podczas rozmowy rekrutacyjnej, w której udział brały już tylko 3 osoby z 10, weryfikowałam:
- Czy jest między nami flow – nadajemy na tych samy falach?
- Czy osobie zależy na pracy tj. ma chęci i chce się rozwijać?
- Doświadczenie
Szczegółowo wypytywałam o umiejętności i doświadczenie. W bezpośredniej rozmowie czarno na białym wychodzi, czy WA pisała prawdę w ankiecie, czy rzeczywiście ma kwalifikacje zgodne z wymaganiami, czy samodzielnie wykonała zadanie.
Pamiętaj, że jeżeli dotrzesz do etapu rozmowy rekrutacyjnej i nie otrzymasz pracy, to zwykle nie chodzi o to, że masz słabe kompetencje, że z Twoją ofertą albo umiejętnościami jest coś nie tak. Zwykle oznacza to, że nie dopasowaliście się z rekruterem, może nie było „chemii” i jest to całkowicie naturalne.
Pisanie ofert
Co zawrzeć w ofercie, jak ją napisać, aby się wyróżniała?
1) Dopasuj ofertę do odbiorcy
Zacznij od określenia potrzeb klienta/ rekrutera.
Błędem jest wysyłanie jednego formularza ofertowego do wszystkich napotkanych ogłoszeń.
Przygotuj jeden formularz ofertowy, ale modyfikuj go. Poświęć trochę czasu i poznaj potrzeby klienta. W zależności od treści ogłoszenia dopasuj ofertę do potrzeb danego klienta. Dowiedz się, dlaczego sobie nie radzi i proponuj pomoc w tym właśnie obszarze. To moja recepta na sukces.
Zaproponuj konkretne działania i pokaż spodziewany efekt – jego korzyść.
Zawsze przed jakimkolwiek kontaktem z klientem poszukaj jego miejsca w sieci. np. wejdź na jego profile w mediach społecznościowych lub stronę internetową. Zrób research w Google. Wszystko po to, aby dowiedzieć się, czym on się zajmuje, jakie obszary jego działalności wymagają poprawy. Może to być nieczytelna strona, stare zdjęcie ofertowe w tle na profilu, nieaktualne bio. Super, jeśli wyjdziesz z inicjatywą i zaproponujesz klientowi, w czym możesz mu faktycznie pomoc. Na pewno to doceni!
2) Odpisuj zgodnie z wymaganiami w ogłoszeniu.
Czytaj dokładnie ogłoszenie. Jeśli rekruter prosi o przesłanie oferty na wskazany adres mailowy wraz z ceną, przykładowymi projektami z portfolio oraz informacją o wystawieniu faktury i podpisaniu umowy to pokaż mu, że rozumiesz jego wymagania i stosuj się do wytycznych.
3) Jeśli klient zgłasza się do Ciebie…
Forma
W zależności od rodzaju ogłoszenia dobieram formę wysyłania oferty.
Jeśli ktoś przesyła pytania w mailu, to odpowiedzi przesyłam mu w ten sam sposób.
W szablonie mailowej wiadomości firmowej ustawioną mam profesjonalną stopkę, bo dbam, aby wszystko, co wychodzi do klientów, było estetyczne i przejrzyste. Moje maile tez takie muszą być.
Zdarza się też, że wysyłam oferty w specjalnie przygotowanym pliku pdf. Szczególnie jeśli ktoś przychodzi do mnie po konkretną usługę (np. stworzenie strategii marketingowej, bo jest to droższe i bardziej czasochłonne zadanie).
Po pierwsze potrzebna jest rozmowa i badanie potrzeb.
Każdą ofertę dobieram indywidualnie do klienta.
W tytule uwzględniam, dla kogo jest ta oferta. Wstęp zawsze dopasowuje do potrzeb danej osoby/ biznesu.
Skąd znam potrzeby, bo wcześniej poznałam problemy. Jak? Zawsze przed przygotowaniem i wysłaniem oferty rozmawiam z klientami. Co więcej, po takiej rozmowie można zweryfikować, czy w ogóle warto z daną osobą pracować, czy odpuścić. Ta rozmowa jest badaniem potrzeb (obustronnych) i wydaje mi się, że ma istotne znaczenie.
Dopiero po rozmowie przygotowuję ofertę wraz z podsumowaniem rozmowy.
Wyobraź sobie, że ktoś publikuje ogłoszenie: „Szukam wsparcia marketingowego WA, która ogarnie mi stronę internetową oraz profil na Facebooku”. Co robię?
Ja nie wysyłam na takie zapytanie od razu oferty, tylko najpierw daję znać, w czym się specjalizuję oraz proponuję krótką darmową konsultację, abyśmy mogli zbadać potrzeby i to, jak pokierować marką.
Z mojego doświadczenia wynika, że prawie wszyscy się na takie rozmowy umawiają, a ja potem z nich robię klientów.
Darmowe konsultacje są świetnym narzędziem w pracy WA, żeby dobrze poznać drugą stronę. Warto nauczyć się, jak pokierować takim spotkaniem, aby potencjalny klient nie zabrał zbyt wiele czasu. Zachęcam do rzetelnego przygotowania się do spotkania i stopowania klienta, kiedy za bardzo się rozgaduje.
Pamiętaj, że na tego typu spotkaniu nie ma zależności, że ktoś jest wyżej bądź niżej. Potraktuj rozmówcę jak biznesowego partnera, a nie szefa. Myślę, że z takim podejściem łatwiej się współpracuje.
4) Wybierz dobre wyróżniki
Takie wyróżniki w ofercie jak: indywidualne podejście, profesjonalizm, pasja nie są niczym wyjątkowym. Wymyśl coś lepszego.
Indywidualne podejście jest to coś podstawowego, co powinna mieć WA i w żaden sposób jej ta cecha nie wyróżnia. Lepiej będzie napisać, w czym się specjalizujesz, jakie masz umiejętności, za co doceniają Cię klienci etc.
Zamiast pisać o pasji, wymień programy, których się uczysz, albo dziedzinę, w której się rozwijasz.
Profesjonalizmu oczekuje się od wszystkich, więc nie będzie niczym spektakularnym w ofercie.
Moim wyróżnikiem jest to, że potrafię zmobilizować klientów do pracy. Dzięki mojej skuteczności idą z biznesem do przodu, nie poddają się.
5) Zadbaj o spójną i estetyczną oprawę graficzną oraz jasny przekaz.
Czasami mniej znaczy więcej. Oferta powinna być czytelna, prosta, estetyczna z jasnym i zwięzłym przekazem.
Kiedy rekruter ją przeczyta, musi od razu wiedzieć, o co Ci chodzi.
Email sprzedażowy
Jeżeli ofertę przesyłasz w mailu, to powinien on mieć odpowiednią strukturę.
- Rozpoczęcie
Na początku zwróć uwagę klienta tym, że wiesz coś o nim i jego biznesie.
Przykład: Opisz, co Ci się podoba w firmie. Zasygnalizujesz w ten sposób, że wychodzisz z inicjatywą, bo poświęcasz czas na to, aby dowiedzieć się czegoś o miejscu, w którym chcesz pracować. Myślę, że rekruter to doceni.
- W następnym kroku zaproponuj, co możesz zrobić/ jak pomóc.
- Zamknięcie – zakończenie maila
Nie kończ wiadomości jednym słowem pozdrawiającym.
Wysil się trochę i dodaj własne pytanie lub wyzwanie do działania, aby utrzymać kontakt.
Przykład: Czy moja oferta jest dla Ciebie jasna? Czy wszystkie punkty są dla Ciebie zrozumiałe? Kiedy (ale nie „czy”) możemy umówić się na darmową konsultację?
Follow up – przypominamy się
Jeśli klient nie odpisuje, to wyślij mu tzw. follow up, czyli przypominajkę, żeby Ci odpisał.
Zadzwoń i zapytaj, czy wszystko jest niego jasne, czy jeszcze jakieś jego potrzeby możesz zaspokoić. Dowiedz się, dlaczego Ci nie odpisuje. Przypominanie nie jest niczym głupim ani złym. Jest to normalny proces.
Społeczny dowód słuszności
Społeczny dowód słuszności jest ważnym elementem marketingu i sprzedaży, dlatego czasami warto zawrzeć go w ofercie.
Dodaj do oferty referencje klientów (szczególnie jeśli referentem jest osoba/ firma, którą potencjalny klient może kojarzyć).
Pamiętaj, że osoba rekrutująca będzie weryfikowała Twoje miejsce w sieci. Jeśli nie chcesz dodać społecznego dowodu słuszności do oferty w mailu, to zamieść opinie, na przykład na stronie internetowej w widocznym miejscu, dodaj referencje w social mediach.
Poproś o komentarze Twoich klientów pod swoimi postami, aby udostępnili od czasu do czasu Twoje posty. Niech napiszą opinię w Google.
Polecam Ci też umieszczenie case study na swojej stronie, w którym opiszesz proces współpracy z danym klientem i zasługi.
W tym wpisie podzieliłam się tipami z życia wziętymi, z różnych perspektyw – rekrutera i Wirtualnej Asystentki. Będzie mi miło, jeśli dasz mi znać, czy ta treść przypadła Ci do gustu.
Możesz zaobserwować mój profil, grupę lub po prostu wysłać wiadomość.