Skip to main content

W tym artykule postaram się wyjaśnić, dlaczego tak ważne jest przygotowywanie podsumowania roku z klientami.

Wytłumaczę, o co w nim chodzi i jak się do niego zabrać.

Zakończenie roku – nowe cele

 

Styczeń to miesiąc, w którym zwykle przychodzi mocniejszy przypływ energii i szał na wyznaczanie nowych, czasami nierealnych celów. Często określamy je, nie zastanawiając się porządnie, dlaczego coś nie wyszło w roku poprzednim. 

Zanim określisz nowe cele z klientem, zacznijcie od podsumowania ubiegłego roku i spójrzcie na niego z lotu ptaka. 

Jeśli nie wyznaczyliście celów w minionym roku, nadal możecie go podsumować! Każdy moment jest dobry, żeby ocenić z klientem dotychczasową pracę i  zdefiniować założenia na kolejne miesiące.

Podsumowanie roku – po co je robić?

 

Po pierwsze, aby wiedzieć, w którą stronę zmierza biznes. Bywa, że nie wiedzą tego nawet Wasi klienci – właściciele firm, z którymi współpracujecie.

Podsumowanie roku warto robić, żeby dowiedzieć się, w którą stronę biznesową podąża firma i czy jest ona słuszna, zgodna z pierwotnymi założeniami. Czasami wydaje się, że nic dobrego, w poprzednim roku, w firmie się nie wydarzyło, że nic się nie udało. Tym bardziej, jeśli pojawią się negatywne odczucia, opłaca się zrobić podsumowanie. Pomaga ono przeanalizować cały proces poczynań dokładnie i znaleźć pozytywy. Są nimi na przykład działania, które finalnie miały sens i które warto powtarzać.

 

Po drugie, aby zweryfikować nasze działania asystenckie i pokazać klientowi, że one działają.

Biznesowe podsumowania roku są bardzo ważne z perspektywy zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Dlaczego?

Zleceniobiorcy musi opłacać się finansowo zatrudnianie Wirtualnej Asystentki. Zadaniem WA w podsumowaniu jest podkreślenie swojego zaangażowania w pracę i korzyści,  jakie ma klient z takiej współpracy. 

Często nasi klienci nie widzą, jak wiele energii i czasu kosztuje praca WA. Podczas podsumowania roku pojawia się idealny moment, żeby im to pokazać! W podsumowaniu roku koniecznie wyeksponujcie Wasze zasługi, aby zostały zauważone i docenione!

Rozumiem, że niektóre WA mogą mieć obawy, że współpraca z nimi nie przynosi takich efektów, jakich klient się spodziewał, bo cele nie zostały zrealizowane. Boją się, że to wyjdzie na światło dzienne podczas podsumowania. Mimo wszystko zachęcam do jego przygotowania, aby poszukać przyczyny niepowodzeń. Unikanie analizy sytuacji i tworzenia podsumowań może skutkować tym, że błędy zostaną powielone. 

Może się też okazać, że obawy są niepotrzebne, bo problem z realizacją celów nie dotyczy obszaru działalności WA i że winny jest ktoś inny. 

Mam jeszcze jedną pocieszającą wiadomość. Sądzę, że niewiele jest firm, w których wszystkie projekty zrealizowane zostały perfekcyjnie!

Jak stworzyć podsumowanie? 

 

Pewnie zastanawiasz się, od czego zacząć i jak „ugryźć temat”. Moja rada – nie spinaj się, bo robienie podsumowania roku to działanie elastyczne. Nie ma tu jednej książkowej, złotej zasady. Każdy musi zrobić to w wygodny dla siebie sposób, na bazie materiałów, które są mu dobrze znane. Opowiem Ci, jakie metody sprawdzają się u mnie.

Na początek, polecam zorganizowanie dedykowanego spotkania z klientem na stworzenie podsumowania ubiegłego roku i solidne przygotowanie się do niego wcześniej.

 

Wariant A

Jeżeli posiadacie konkretne założenia i cele z początku minionego roku, to zweryfikujcie je. Skoro mieliście w swoich wyobrażeniach określony efekt, który miał się pojawić po 12 miesiącach, to przeanalizujcie, czy udało się go osiągnąć. Jeśli nie, nie załamujcie się. Możliwe, że kroki biznesowe, które zrobiliście, były słuszne i skierowane w dobrym kierunku, ale na przykład cele okazały się nierealne. A może zaistniała po drodze sytuacja, na którą nie mieliście wpływu i to ona właśnie spowodowała brak założonych wyników?

 

Wariant B

Z drugiej strony, jeśli nie mieliście założeń, ani celów na miniony rok to pozwólcie sobie na odrobinę fantazji. Na wykreowanie wyobrażenia – zwizualizowanie co dany rok miał przynieść, jaki miał być jego biznesowy cel dla firmy. Takie rozmyślania są konstruktywne, ale nie ufajcie jedynie swoim myślom. Sięgnijcie po solidną bazę danych z informacjami! Znajdziecie je, nawet jeśli nie były nazywane celami. 

Gdzie ich szukać? W Waszych komunikatorach, w mailach, w notatkach ze spotkań, w kalendarzach i wszędzie tam, gdzie prowadzone były konwersacje na tematy służbowe. 

Zapiszcie sobie, o czym były tam rozmowy – jakich projektów one dotyczyły. Wypiszcie o jakich usprawnieniach – celach dyskutowano. To może być świetna baza do weryfikacji.

 

Moja kolejna rada jest taka, żeby podsumowywać rok projektowo i skalować. Co to znaczy? Chodzi o osobne weryfikowanie projektów, które zostały zrealizowane i zagłębienie się w ich szczegóły. W ramach tej metody:

  • wypisz realizowane projekty;
  • następnie, do każdego projektu przypisz plusy i minusy;
  • w kolejnym kroku określ w skali, na przykład od 1 do 5, czy jesteś z nich zadowolony/ zadowolona, gdzie cyfra  1 oznacza ”nie udało się”, a 5 “udało się fantastycznie”. 

Według mnie takie skalowanie projektów bardzo ułatwia ich ocenę i obiektywne spojrzenie na nie ze wspomnianego „lotu ptaka”.

 

Dodatkowo zachęcam, aby nie skupiać się wyłącznie na końcowych wynikach projektów. Warto zajrzeć w notatki, komunikatory itd., czyli w bazę danych, o której opowiadałam i zadać sobie na przykład tego typu pytania, czy:

  • kontakty międzyludzkie w projekcie były ok, 
  • wszystko, co trzeba było zaplanowane na czas, 
  • jakościowo projekt wyszedł dobrze, 
  • klienci byli z niego zadowoleni. 

Przeanalizujcie każdy projekt po kolei, w każdej drobnostce, żeby słusznie ocenić, czy miał on sens, czy wręcz przeciwnie. 

TIP: Poza oceną roczną, opłaca się robić dla klientów podsumowania kampanii na bieżąco, bo wtedy najłatwiej jest wyciągać wnioski. 

Wypisz wnioski na przyszłość. 

To mega ważne! Jeśli coś się nie udało, to powinniście zbadać, dlaczego tak się stało, aby można było poprawić błędy w przyszłości!

Podczas skalowania wyszły marne oceny? Czas zastanowić się skąd się wzięły i jakie są ich przyczyny. Czy były jakieś okoliczności, które wpłynęły na te negatywne wyniki? Szczery pogląd na sytuację biznesową rozwieje wątpliwości.

TIP: Zawsze w takich momentach wypisuję sobie na kartce zadania na przyszłość (które potem wprowadzam do Asany). Kiedy mam przed sobą cały obraz zeszłorocznej sytuacji w firmie, robię burzę mózgu, wychwytując co zrobiono niewłaściwie. Wtedy pojawiają się na gorąco w mojej głowie odpowiedzi i rozwiązania – co można było zrobić lepiej.

To jest chwila, kiedy bezwzględnie notuję od razu to, co przyjdzie mi na myśl.  Zapisuję przyszłe usprawnienia i rozwiązania, aby móc do nich szybko powrócić w trakcie wdrażania nowych zmian w kolejnym roku.

Ta metoda sprawdza się w projektach, nad którymi pracuję i mocno Ci ją polecam.

Na koniec chcę opowiedzieć o narzędziach, które mogą być dla Ciebie przydatne podczas przygotowania podsumowania roku biznesowego z klientem.

1. Jeśli masz duży wgląd w działania firmy, widzisz jej przychody, to świetnie możesz przygotować się do spotkania z klientem i stworzyć z nim ekstra podsumowanie. W tym celu podsunę Ci pomysł na stworzenie tabeli przychodów.  Posłuży ona do rozpisania i sprawdzenia:

  • jakie produkty najlepiej się sprzedawały; 
  • w jakich to było okresach;
  • ile było zamówień i na jakie kwoty.

 

2. Przygotuj podsumowanie social mediów. Odpowiedz na pytania:

  • jakie posty cieszyły się popularnością, w jakim okresie, 
  • czy i w co odbiorcy najchętniej się angażowali;
  • czy grupa docelowa rosła; 
  • kto jest głównym odbiorcą produktu/ usługi?

Statystyki w mediach społecznościowych to nieoceniona baza wiedzy. Dzięki nim czarno na białym dowiesz się co, gdzie i jak publikować w przyszłości, żeby osiągnąć sukces i zwiększać społeczność.

 

3. Bardzo użyteczne okazują się też dane z Google Analytics. Wskażą m.in.:

  • jakie artykuły na blogu były najbardziej popularne;
  • czy ruch na stronie wzrastał.

Wystarczy podstawowa znajomość Google Analytics, żeby dowiedzieć się, co działo się na stronie internetowej.

Masz już wszystkie dane do podsumowania. Co dalej?

 

Ja rozpisuję sobie wszystkie szczegółowe dane na kartkach w formie notatek, patrzę na nie całościowo. Czytam i próbuję łączyć to, co się wydarzyło w social mediach z projektami. Analizuję, “co się łączy i jak się łączy”. 

Na koniec tworzę mapę myśli na temat całego roku i zastanawiam się, który punkt w pracy nad projektem był najlepszym, a co było porażką i definitywnie wymaga poprawy. 

Dopiero z takim materiałem, z tym skrupulatnie przygotowanym podsumowaniem ubiegłego roku, które mówi tak niesamowicie wiele, wyznaczam nowe cele. Wiem, jak działać w kolejnym roku!

Dlaczego namawiam do robienia biznesowego podsumowania poprzedniego roku z klientem? Żeby ustrzec przed wyznaczeniem nierealnych celów na rok kolejny i oszczędzić Wam wielkiego zawodu oraz frustracji, kiedy on minie.

Życzę, abyście dzięki moim podpowiedziom opracowali przemyślane, sensowne i trafione cele na 2022 rok oraz realizowali je pewnie, sprawnie i z uśmiechem na twarzy!

Ten artykuł jest streszczeniem z nagrania Live, które można w całości obejrzeć na grupie  MarketingoWA stefa dla Wirtualnych Asystentek .

Gorąco zachęcam i zapraszam do naszej Facebookowej przestrzeni z marketingową wiedzą!

Leave a Reply